Beaucoup des opérations d'actualisation sont les mêmes d'un programme à l'autre. Malgré tout, il faut adapter le calendrier fourni pour :

• planifier précisément les rencontres des équipes de travail;
• ajuster la durée des opérations au contexte particulier du programme;
• ajouter ou retirer des opérations;
• adapter les échéances aux calendriers de rencontres de la CÉ et du CA.

Vous trouverez ci-dessous une liste de points à considérer pour apporter des modifications au calendrier.

Le modèle de calendrier fait la liste d'une série d'opérations à laquelle on peut en ajouter ou en retirer et en modifier l’ordre. Avant d'y apporter des changements, veuillez prendre en considération les éléments suivants :

• Les opérations à effectuer pour réaliser l'actualisation dépendent contexte de travail particulier.
  • Par exemple, le travail de réinterprétation des compétences peut être allégé dans le cas d'une actualisation où le devis de formation n'a pas été révisé.
• Même si les opérations sont fournies de façon séquentielle, cela ne signifie pas que leur réalisation doit suivre le même ordre.
• Certaines opérations peuvent se faire en parallèle.
  • Pendant que le service de l'organisation scolaire vérifie la quantité de ressources enseignantes pour donner les cours du nouveau programme, le CoAct peut déterminer les équivalences entre les cours du programme actuel et ceux du nouveau programme.
• On effectue des retours à des étapes précédentes pour raffiner / corriger les productions antérieures.
  • On élabore une ébauche du profil de sortie au début du processus afin de définir la cible à atteindre. Au fur et à mesure des travaux, le profil de sortie est raffiné et on le considère terminé qu'à la toute fin du processus.

Pour fixer la date de remise du rapport d’actualisation, voici les contraintes à respecter, données dans l’ordre inverse :

• 1er mars : Date limite d’inscription des nouveaux étudiants dans le programme par l’entremise du SRAM. Le service de l’organisation scolaire associe une grille de cours à chaque inscription dans un programme.
• Il faut deux semaines avant le jeudi qui précède le premier mars pour faire la validation du programme dans SOBEC, la création des grilles de cours dans Clara, etc.
• Les modifications apportées aux programmes offerts sont publiées jeudi de chaque semaine dans SOBEC, et non, quotidiennement ou en temps réel.
• Le rapport d’actualisation doit être accepté par le conseil d’administration (CA) du Cégep pour officialiser le programme avant que les cours du nouveau programme puissent être versés dans SOBEC. Le CA se réunit habituellement la première ou deuxième semaine de février. Le rapport est transmis au CA par la Direction des études.
• Le rapport d’actualisation doit être accepté par la commission des études (CÉ) qui se réunit habituellement vers la quatrième semaine de janvier. Le rapport doit être envoyé aux membres de la CÉ une semaine avec la rencontre.
• Le rapport est remis à la Direction des études deux semaines avant la réunion de la CÉ pour donner une semaine à la Direction des études pour vérifier que le rapport est conforme aux normes de la CÉ et pour que le comité d’actualisation puisse faire les ajustements nécessaires si tel n’est pas le cas.
• Une recommandation du comité de programme doit accompagner le rapport lorsqu'il est remis à la Direction des études.