Comme il a été indiqué précédemment, l’actualisation d’un programme est toujours une activité locale à un cégep, suite à la révision du devis de formation par le Ministère de l'Éducation ou à la suite d'une décision de la Direction des études.

L'intervalle de temps entre les actualisations ministérielles des devis de formation rend parfois nécessaire de procéder à une actualisation locale du programme à partir du devis alors en vigueur. Des situations problématiques relevées par l'équipe de professeurs ou par la Direction des études ou encore pour implanter un nouveau modèle pédagogique peuvent amener le Cégep à actualiser un programme afin qu'il puisse continuer de répondre aux besoins de formation des étudiants. Puisque cette actualisation résulte uniquement d'une décision locale, cela veut dire que le rapport d’analyse de la profession et le devis de formation ne sont pas mis à jour et qu’il n’y aura pas de budget d’implantation en provenance du Ministère.

Que l'actualisation est une origine locale ou ministérielle, le Cégep de l'Outaouais a comme politique de procéder à une évaluation complète du programme avant de procéder à son actualisation.

Cette évaluation a pour but d'identifier les éléments et les pratiques du programme qui fonctionnent bien et à déterminer ce qui pourrait être amélioré. On analyse différentes statistiques comme les évaluations continues de programme, les relances des finissants, etc. On effectue des sondages auprès des étudiants, des diplômés, des employeurs, etc.

Cette première étape consiste à construire les fondations qui permettent d'effectuer les travaux d'actualisation avec efficacité, pertinence et transparence.

1. Informer tous les acteurs du processus d'actualisation.
2. Rassembler et organiser les informations pertinentes.
3. S'approprier les cadres de référence pédagogiques et du travail collaboratif.
4. Adapter le calendrier générique des opérations.

Afin de donner une direction claire aux travaux d'élaboration du nouveau programme, le comité d'actualisation analyse minutieusement le nouveau devis de formation. Il fait ensuite les ébauches du profil de sortie et de l'épreuve synthèse de programme (ESP) afin d'orienter chacune de ses actions.

1. Comparer le nouveau devis de formation au devis actuel.
2. Analyser les compétences du nouveau devis.
3. Faire une ébauche du profil de sortie et de l'ÉSP.
4. Identifier les familles de compétences.
5. Identifier les axes de formation.
6. Solliciter les disciplines contributives.

La conception du nouveau programme débute par la planification de séquences d'apprentissage sur la durée du programme selon un cheminement qui en favorise l'intégration par les étudiants.

1. Déterminer les principales étapes de la progression des apprentissages pour chaque compétence.
2. Estimer le nombre d'heures pour enseigner chaque compétence et les répartir sur la durée du programme selon la progression établie.
3. Associer l'apprentissage des habiletés et attitudes de programme aux étapes d'apprentissage des compétences.
4. Vérifier l'équilibre du total des heures entre les sessions en tenant compte des heures attribuées à la formation générale.

La conception du nouveau programme se poursuit par la création des cours selon un cheminement qui favorise une intégration des apprentissages qui rend les étudiants capables de les utiliser dans des situations de plus en plus complexes et authentiques.

1. En considérant les heures imparties à chaque session, faire des regroupements pour créer des contextes authentiques d'apprentissage. Ces regroupements sont des cours.
2. Assurer la cohésion et l'intégration des apprentissages en définissant un profil de sortie par année de formation, un cours intégrateur par session et l'employabilité des élèves à la fin d'une année.
3. Élaborer la grille de cours du programme.
4. Bâtir le logigramme de compétences.
5. Bâtir le tableau des heures par compétence et par cours et par session.
6. Bâtir le tableau des habiletés et des attitudes en fonction des cours et des sessions.

La première vérification à effectuer sur le nouveau programme consiste s'assurer que les étudiants ont développé toutes les compétences et accumuler le nombre d'heures de formation et d'unités prescrits par le devis de formation du Ministère de l'Éducation. On vérifie également que le programme respectent les contraintes de ressources de l'institution.

1. Vérifier qu'un étudiant qui termine le programme de formation peut diplômer.
2. Vérifier que le programme respecte les contraintes sur l'utilisation des ressources.

Pour assurer que les étudiants soient en mesure de compléter les apprentissages qui sont de plus en plus complexes et intégrés, leur parcours est régulé par des préalables. On prévoit aussi les cas où certains n'auraient pas un cheminement régulier et que les cours complémentaires ajoutent réellement au programme de formation.

1. Bâtir le logigramme des préalables.
2. Déterminer les exclusions pour les cours complémentaires.
3. Déterminer les équivalences entre le nouveau programme et le programme actuel.

La deuxième vérification du nouveau programme consiste à s'assurer que les outils locaux de gestion du parcours des étudiants développés par le comité d'actualisation sont conformes au devis de formation et compatibles avec les applications logicielles de l'institution.

1. Vérifier la grille de cours.
2. Vérifier le logigramme des préalables.
3. Vérifier la liste des exclusions aux cours complémentaires.
4. Vérifier le tableau des équivalences.

Le rapport d'actualisation contient toutes les informations sur le nouveau programme qui en permet la présentation et son adoption par les différentes instances au Cégep.

1. Les points saillants du devis de formation.
2. Le profil de sortie.
3. La grille de cours.
4. Les tableaux de compétences, d'habiletés, des équivalences.
5. Le logigramme des préalables.
6. Le suivi des recommandations du rapport d'évaluation du programme.

Le programme de formation devient officiel une fois accepté par le Ministère de l'Éducation. Pour ce faire, il doit être présenté et adopté Toutes les démarches doivent mener à l'inscription des nouveaux étudiants qui débutent le premier mars de chaque année.

1. Procéder à la présentation et à l'adoption du rapport d'actualisation auprès des instances suivantes :
   • le département (discipline);
   • le comité de programme;
   • la Direction des études;
   • la Commission des études;
   • le Conseil d'administration du Cégep;
   • le Ministère de l'Éducation.
2. Préparer les inscriptions des nouveaux étudiants pour le 1er mars.

La personne responsable au SRDP d'entrer les informations sur le nouveau programme dans la base de données du Ministère de l'Éducation (SOBEC) complète la démarche et corrige les erreurs si nécessaire en collaboration avec la conseillère pédagogique et le comité d'actualisation du programme. Son travail mène à la préparation du processus des demandes d'admission par le SRAM et des grilles de cours dans le programme de gestion pédagogique du Cégep (Clara).

L'aide pédagogique individuelle (API) du programme doit aussi se préparer à l'étude des demandes d'admission qu'elles recevront du SRAM et procéder aux inscriptions de ces nouveaux élèves et leur associer la grille de cours.

L'étape de la conception du programme étant terminée, l'équipe-programme poursuit ensuite les travaux suivants :

• rédaction des plans-cadres;
• planification des achats;
• planification du perfectionnement;
• planification des aménagements;
• etc.